Surat
A. Pengertian
Surat adalah
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan
pedoman kerja.Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti
bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang
tercantum di perangko harus semakin besar juga.
B.
Jenis Surat
1)
Surat Pribadi
Surat pribadi
adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
·
Tidak
menggunakan kop surat
·
Tidak
ada nomor surat
·
Salam
pembuka dan penutup bervariasi
·
Penggunaan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
·
Format
surat bebas
2) Surat
Resmi
Surat resmi adalah surat yang
digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi:
·
Menggunakan
kop surat apabila dikeluarkan organisasi
·
Ada
nomor surat, lampiran, dan perihal
·
Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim
·
Penggunaan
ragam bahasa resmi
·
Menyertakan
cap atau stempel dari lembaga resmi
·
Ada
aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
·
Kepala/kop
surat
Kop surat terdiri dari:
-
Nama
instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
-
Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
-
Logo
instansi/lembaga
·
Nomor
surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
·
Lampiran,
berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
·
Hal,
berupa garis besar isi surat
·
Tanggal
surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
·
Alamat
yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
·
Pembuka/salam
pembuka (diakhiri tanda koma)
·
Isi
surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal,
waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan
berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
·
Penutup
surat
Penutup surat, berisi;
a.
salam
penutup
b.
jabatan
c.
tanda
tangan
d.
nama
(biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
·
Tembusan
surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan.
3)
Surat Dinas
Surat dinas digunakan
untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:
·
Menggunakan
kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
·
Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal
·
Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang baku
·
Menggunakan
bahasa baku atau ragam resmi
·
Menggunakan
cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
·
Format
surat tertentu
Contoh Surat Permohonan:
Berikut ini Saya lampirkan Tugas 3 Bahasa Indonesia;